【活用例】共有ブックを作成し、共同編集で生産性を高める

OneNoteの弱点だとは思うのですが、それぞれのセクションごとの共有はできずに、ブックごとの共有するという仕様です。そのため、ご自身が管理しているPW集などをOneNoteのブックに保存している場合は共有してしまうと、共有した人が閲覧/編集できる状態になってしまいます。共有するブックは必ず別で作成しましょう。

そこで、共有用のBookを事前に準備し、共有したいメンバーを設定すると便利です。

共有用のBookを作成する

新しいBookを作成するためには下記の手順に従って作成してください。
画面左上の”ファイル”を選択するとこちらのような画面に移ります。

1. 新規
2. OneDrive
3. 参照

の順に選択してください

その後、ノートブックの名前を問われますので、任意のノートブックの名前を入力してください。

次にノートブックを他のユーザーと共有するか問われますので、”ユーザーの招待”を選択してください。

その後、下記の手順でユーザーの共有設定を行ってください。

1. ”ユーザーと共有”が選択されていることを確認してください。
2. ”ユーザーと共有”の部分に共有したいメンバーのアドレスを入力してください。※会社の設定によっては、自社とのメンバーとしか設定できない場合があります。
3. ”共有相手”には共有したメンバーが追加されます。

以上で、共有するためのブックの作成は完了です。

共有したメンバーの権限を変更する/共有を停止する

共有したメンバーを参照権限のみに変更したり、もしくは編集権限を追加したりすることができます。

同様に共有を停止することができます。手順は下記の通りです。

画面左上の”ファイル”を選択するとこちらのような画面に移ります。

1. ”共有”を押します
2. するとご自身の名前の下に共有したメンバーの名前が現れます。
3. そのメンバーを右クリックします
   共有を停止する場合は”ユーザーの削除”を選択します。権限の変更をする場合は”表示可能/編集可能”を選択します

まとめ

OneNoteの仕様上、セクションだけの共有はできません。そのため、共有する際は共有するためのブックを作成する必要があります。

OneDrive/SharePointの保存されているBookは共有することができます。(今回はOneDriveに保存してご説明しました。)共有設定ができない場合は、保存先がご自身のPCに設定していないか今一度ご確認ください。

ブックを共有する場合

下記の手順で設定することができます。とても簡単です。

1. 画面左上のファイルを選択
2. 新規→OneDrive→参照

ブックの共有を停止する場合

編集権限を変更したり、共有を停止する場合も同様の画面で編集することができます。

皆さんの生産性の向上の一つのヒントになれば、幸いです。