アンケートの入力に協力してくれた人へのお礼メールや、セミナーを主催し、その参加希望のメールへの返信というのは非常に時間がかかる作業ですよね。宛先の名前や役職、会社名など間違えやすい要素がいっぱいですよね。
そのようなことは全部機械に任せることが可能です。具体的にはPowerAutomateというアプリを使用して、自動的に返答してもらうようにしましょう。
今回紹介するのはFormsからOutlookに自動的に連携し、返答してくれる仕組みです。
PowerAutomateが各アプリ間の連携をサポートします。
今回は具体的にこのような流れになります。
1.Formsにてアンケートを集計
2.FormsからOutlookにて返答メールを自動作成/送付
3.入力者がメールを受信
こういう時に便利
・それぞれ入力者の名前が入ったメールの自動作成、即時自動返信
・アンケートに入力したデータを引用してメールを作りたい
・入力されたアンケート毎にメールを作りたい
などの時に利用ができます。
こうやって設定
※今回はFormsのこの記事の続きです。
Formsの使い方がいまいち自身がない方は復習してみてください。
PowerAutomateを起動する
Office365と検索し、”アプリ起動ツール”を選択します。
その後、PowerAutomateを選択します。
PowerAutomateを起動します。以下の通り選択します。
1. 
のアイコン
2.新しいフロー
3.自動化したクラウドフロー
PowerAutomateを設定する
自動化したクラウドフローを構築します。以下の通り選択します。
1.フロー名は任意の名前を入力 例:Teams研修_応用編
2.フローのトリガーに“Forms”と入力
3.“新しい応答が送信されるとき”
4.作成
- Formsのデータを参照する
自動化フローのスタートを設定します。
1.先ほど作成したアンケート
2.＋新しいステップ
アクションを設定します。
1.Formsと検索
2.応答の詳細を取得す
応答の詳細の内容を決定します。
フォームIDは“研修用アンケート”
Formsのデータを参照する
応答IDを決定します。
Formsから回答のデータを 引き継ぐための設定を行います。
以下の通り選択します。
応答ID
FormsのデータをOutlookに連携する
次のアクションを設定します。
Formsにて回答したデータをOutlookに
引き継ぐ設定を行います。
以下の通り選択します。
1.Outlookと検索
2.Office 365 Outlook
次のアクションを設定します。
Outlookにていろいろなメール(会議招集など)を送ることができますが、ここではメールの送信を送付するように設定します。
以下の通り選択します。
1.メールの送信
宛先を決定します。
以下の通り選択します。
1.宛先をクリック
2.動的なコンテンツの追加
動的なコンテンツを選択することにより、回答のデータを引き継ぐように設定ができます。
宛先を決定します。
アンケートで設定したメールアドレスのデータを引き継ぐように設定します。
以下の通り選択します。
1.メールアドレス
Outlookのメールの本文を編集する
メールの内容を入力します。
本文の内容がメールの本文になります。
以下の通り選択します。
1.件名を入力
2.名前に“名前を入力してください”を設定
3.“アンケートを終了しますか”を設定
最後にフローチェッカーでフローが動くかどうかを確認してください。
自動返答されていることを確認する
最後にもう一度作成したFormsから返答をしてください。
すぐにメールが届けば、機能しています。
アンケートにて返答した宛先にメールが届いているかと思いますので、
お使いのメーラーを起動して、ご確認ください。
